Apprenez à trouver et à examiner les Factures.
Accéder aux Factures
- Sélectionnez [Invoices] → [View All] depuis la barre de navigation latérale.
- Depuis l'aperçu, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
a. Filtrer les Factures par Statut.
b. Utiliser [Search] pour trouver la Facture que vous souhaitez examiner.
c. [Manage Columns] pour ajuster les informations affichées dans le tableau.
d. Cliquer sur [Invoice Number] pour ouvrir la facture.
e. Passer la souris sur [Reference] pour ajouter ou modifier la Référence de la facture
f. Passer la souris sur [Expense Account] pour ajouter ou modifier le Département ou le Compte contre lequel la Facture est comptabilisée.
g. [Purchase Order]. Déterminer si la Facture a été liée à un Bon de Commande. Voir notre article Lier un Bon de Commande à une Facture (anglais seulement) pour en savoir plus.
h. [View] le Statut de la Facture.
i. [GR Notes]. Voir les Bons de Réception de Marchandises ou créer un Bon de Réception de Marchandises contre le Bon de Commande. Voir notre article Recevoir des Marchandises d'un Bon de Commande (anglais seulement) pour en savoir plus.
j. Voir la [PDF Copy] de la Facture, si la Facture a été créée à partir d'un PDF.
Examiner une Facture Signalée
Note - Il y a plusieurs raisons pour lesquelles une Facture peut être signalée, et chacune des raisons de Signalement est affichée sur l'onglet Signalements de la Facture et dans la colonne des Signalements de chaque ligne de Facture. En tant qu'Approbateur Opérationnel ou Financier, vous pouvez examiner chaque raison de Signalement et décider si vous souhaitez rectifier la raison du Signalement, ou approuver la Facture sans rectifier certaines ou toutes les raisons de Signalement.
Les raisons de Signalement sont personnalisées par Organisation, donc parlez avec un administrateur de votre Organisation si vous pensez que certaines des raisons de Signalement apparaissant sur vos Factures sont inutiles.
- Sélectionnez [Invoice] dans la liste En Attente de Mon Approbation pour la voir en détail. Vous pouvez utiliser les boutons d'action rapide dans l'en-tête de la Facture pour :
a. [Show or Hide Details]. Voir/cacher des informations détaillées sur la Facture.
b. [PDF Copy]. Voir la Copie PDF de la Facture, si la Facture a été créée à partir d'un PDF.
c. [More Options]. Voir plus d'options telles que le Journal d'Audit de la Facture.
- Si nécessaire, cliquez sur [Update Values] pour ajuster manuellement les valeurs de la Facture afin d'équilibrer la Facture. Le panneau d'Équilibre de la Facture apparaît sur toutes les Factures et indique si la somme des lignes de la Facture équilibre les totaux de la Facture.
- Toutes les lignes de Facture sont listées dans l'onglet [Product Summary] de la Facture. Ici, vous pouvez :
a. Choisir [Advanced View] pour voir les Sous-Lignes de la Facture. Voir l'article Mettre à Jour les Lignes de Facture en utilisant le Mode Avancé (Anglais seulement) pour plus d'informations.
b. [Add Invoice Line], si nécessaire.
c. [Link] les Articles de Ligne de Facture aux Articles de Ligne de Bon de Commande. Si votre Organisation lie les Factures aux Bons de Commande, il est important que chaque ligne de la Facture soit liée à une ligne correspondante sur le Bon de Commande apparié. Voir notre article Lier/Dissocier les Lignes de Facture aux Lignes de Bon de Commande (Anglais seulement) pour en savoir plus.
d. [Flag] Voir les Raisons de Signalement pour chaque ligne de Facture. Si une ou plusieurs raisons de Signalement sont présentes sur la ligne de Facture, une icône de drapeau rouge sera présente.
e. [Received]. Comprendre si la ligne de Bon de Commande liée a été marquée comme reçue sur un ou plusieurs Bons de Réception de Marchandises. Voir notre article Recevoir des Marchandises d'un Bon de Commande (Anglais seulement) pour en savoir plus.
f. [Info] Voir des informations détaillées sur la ligne de Facture.
g. Quantité de la Facture, Prix Unitaire, % de Taxe et Totals de Ligne.
- Il y a d'autres onglets sur la Facture qui contiennent des informations importantes :
a. L'onglet [Flags] fournit un résumé des raisons de Signalement pour la Facture.
b. L'onglet [Analysis] fournit une vue détaillée de l'Analyse de Correspondance 3-facteurs/2-facteurs.
c. L'onglet [Settings] vous permet de voir et de gérer des détails sur la Facture, tels que le Numéro de Facture, la Référence, la Date de la Facture, la Devise, et le Code du Département et du Compte.
d. L'onglet [Comments] montre les Commentaires Internes ou Externes qui ont été ajoutés à la facture par les utilisateurs de votre Organisation.
e. L'onglet [Purchase Order] montre le Bon de Commande qui a été apparié à la Facture, le cas échéant.
f. L'onglet [Receiving Notes] montre les Bons de Réception de Marchandises qui appartiennent au Bon de Commande apparié, le cas échéant.
g. L'onglet [Attachments] montre les fichiers attachés qui ont été ajoutés à la Facture par les utilisateurs de votre Organisation, le cas échéant.
Note - En savoir plus sur l'Approbation des Factures Signalées avec notre article d'aide : Approuver une Facture (Anglais seulement).
Meilleures Pratiques lors de l'Examen des Factures
Lier les Bons de Commande et les Factures
- Si cela s'applique à votre Organisation, assurez-vous qu'un Bon de Commande est lié à la Facture avant d'examiner les raisons de Signalement. Lier les Articles de Ligne de Facture aux Articles de Ligne de Bon de Commande, si nécessaire.
Recevoir les Biens et Services
- Vérifiez si les articles ont été reçus. Si cela s'applique à votre Organisation, la réception d'un Bon de Commande est une étape cruciale pour assurer que les articles ont été livrés et signalés à l'Approbateur de la Facture que la Facture est valide et en attente d'approbation.
Vérifier les Articles sur la Facture avant Approbation
- En cas de divergences entre le prix du Bon de Commande et le prix de la Facture, vous pouvez contacter le Fournisseur pour un éventuel Avoir pour toute variance.