Envoyer une Facture à PurchasePlus

Apprenez comment envoyer une facture PDF à PurchasePlus.

PurchasePlus est à l'avant-garde de l'hyperautomatisation, intégrant de manière transparente la numérisation OCR, l'intelligence artificielle (IA), l'apprentissage automatique (ML) et notre service unique Human-In-The-Loop. Cette combinaison assure un traitement efficace des données, une prise de décision intelligente et une amélioration continue du système, tout en maintenant la supervision humaine essentielle dans les opérations critiques. Cette approche holistique offre une solution sophistiquée et efficace pour les besoins commerciaux modernes.

Vous pouvez envoyer des factures PDF à PurchasePlus, et elles seront automatiquement scannées et créées comme une nouvelle facture pour votre organisation. Une [Paperless Email Address] unique sera fournie à votre organisation. Une fois émise, vous pouvez fournir cette adresse email à chacun de vos fournisseurs, et demander qu'ils commencent à envoyer les factures à cette adresse email, afin qu'elles soient automatiquement traitées par PurchasePlus.

Meilleures pratiques pour envoyer des factures à PurchasePlus

Utilisez des factures ePDF :

Informez vos fournisseurs d'envoyer une seule facture électronique PDF en pièce jointe directement à votre [Paperless Email Address], celles-ci étant plus facilement scannées par PurchasePlus.
Si le fournisseur ne peut fournir de factures PDF électroniques, un PDF scanné est toujours acceptable. Assurez-vous que le scan soit de qualité raisonnable pour de meilleurs résultats de traitement des factures.

Envoyer des factures :

Assurez-vous que votre [Paperless Email Address] se trouve dans le champ 'À' ou 'CC' de l'email, et non dans le champ 'BCC'.
Ne pas écrire sur les factures ou les tamponner car cela affectera la capacité de lecture des factures.
Demandez au fournisseur d'éviter d'envoyer des pièces jointes non liées aux factures telles que des relevés, des bons de livraison, des confirmations de commande, etc. car elles seront supprimées et ralentiront le traitement des factures.
Vous pouvez envoyer des factures PDF à votre propre [Paperless Email Address] de la part d'un fournisseur, et veuillez suivre les recommandations de meilleures pratiques ci-dessus lors de cette opération.

Temps de traitement

80% des documents soumis sont traités automatiquement et en temps réel, apparaissant typiquement dans votre file d'attente en quelques minutes.
Pour les documents qui ne répondent pas à nos critères de validation commerciale, nous avons une équipe de facturation dédiée pour la révision manuelle. Nous priorisons un traitement rapide, avec un temps de traitement moyen de 3 heures et la garantie que toutes les révisions sont complétées dans les 24 heures.
Notre équipe de facturation est opérationnelle en continu pendant les jours ouvrables, assurant un traitement continu. Pendant le week-end, nous maintenons une opération de 8 heures par jour.
Pour une assistance prioritaire, veuillez diriger vos demandes à help@marketboomer.com. Nous vous demandons de limiter l'utilisation de cette option aux cas réellement urgents. Cette approche nous aide à maintenir des niveaux de service équitables pour tous nos clients.

Informations importantes

Les documents e-PDF et PDF scannés sont pris en charge par le système de facturation.
Vous pouvez envoyer des factures en masse et la plateforme les divisera automatiquement en fichiers individuels.
La taille maximale des fichiers est de 30 pages et 20 Mo

Trouver votre Adresse Email Dématérialisation

Cliquez sur votre [Username/ Organisation] dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez [About].
Sélectionnez [Organisational Details] → [Paperless Email Address]. Votre Adresse Email Dématérialisation, spécifique à votre organisation, sera affichée ici.

Voir les factures envoyées dans votre boîte de réception PurchasePlus

Sélectionnez [Invoices] → [Inbox] depuis la barre de navigation latérale.
Cliquez sur [PDF File], pour voir la facture.
Si applicable, cliquez sur [More] → [Delete Invoice], pour supprimer le fichier, si vous ne souhaitez plus que le fichier soit traité.

Note - La zone Boîte de réception montre toutes les factures qui sont arrivées à votre [Paperless Email Address], et sont actuellement en cours de scan et de traitement. Les éléments de cette liste n'ont pas encore été formellement créés comme une facture dans votre organisation, et peuvent ne pas être réellement des factures (un fournisseur peut avoir envoyé quelque chose d'autre qu'une facture à votre [Paperless Email Address]).

Une fois qu'une facture dans la liste est traitée avec succès et formellement créée comme une facture dans votre organisation, elle n'apparaîtra plus dans cette liste.

Certaines organisations ont la capacité de réviser et de supprimer des éléments dans leur Boîte de réception qui n'ont pas besoin d'être scannés, ou qui ne sont pas des factures. Un membre de l'équipe PurchasePlus contactera votre organisation pour activer cette fonctionnalité si elle est appropriée.

Pourquoi ne vois-je pas une Facture ?

Si le Numéro de Facture et le Fournisseur sont les mêmes qu'une facture existante dans votre organisation, la facture sera supprimée. Il n'est pas possible d'avoir le même Numéro de Facture deux fois pour le même fournisseur.
Si la facture ne peut être lue en raison d'informations manquantes, alors la facture ne sera pas scannée avec succès. Un membre de l'équipe PurchasePlus contactera votre organisation pour vous informer et travailler avec vous pour rectifier les informations.
Si le document n'est pas une facture, par exemple un relevé, un bon de livraison, une confirmation de commande, etc., il sera supprimé et ne sera pas scanné.
Les factures provenant d'un nouveau fournisseur peuvent nécessiter d'être mappées par notre système, ce qui peut prendre jusqu'à 48 heures. Les factures apparaîtront alors dans votre organisation une fois traitées avec succès. La prochaine facture du fournisseur sera traitée à une vitesse régulière.
Les factures pour lesquelles le Numéro d'Entreprise du fournisseur ne correspond pas à ce qui est trouvé dans PurchasePlus ne pourront pas être scannées automatiquement. Un membre de l'équipe PurchasePlus contactera votre organisation pour vous informer et travailler avec vous pour rectifier les informations.
Si la facture provient d'un fournisseur qui n'a pas été ajouté comme fournisseur à votre organisation, un membre de l'équipe PurchasePlus contactera votre organisation pour vous informer et travailler avec vous pour ajouter le fournisseur.